เทคนิคเลือกตู้เซฟกันไฟ ให้เหมาะกับสำนักงานด้านการเงิน และการลงทุน

สำนักงานด้านการเงิน คือ สำนักงานที่ดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคล โดยมีหน้าที่ดูแล และจัดการเกี่ยวกับทรัพย์สิน ภาษี บัญชี หรือการลงทุนต่าง ๆ ของลูกค้า ซึ่งในกลุ่มธุรกิจดังกล่าว มักจะมีเอกสารในปริมาณมาก ทำให้ต้องเก็บรักษาเป็นอย่างดี เพื่อป้องกันการสูญหาย และความเสียหายจากอุบัติเหตุ โดยเฉพาะอัคคีภัย

ดังนั้น คงจะดีไม่น้อย หากสำนักงานด้านการเงินเลือกใช้ตู้เซฟ ไว้สำหรับเก็บเอกสารต่าง ๆ แต่ใช่ว่าตู้เซฟทุกประเภท จะสามารถกันไฟได้ ในบทความนี้  Naradee ขอพาทุกคนมาไขข้อสงสัยกันว่า เลือกตู้เซฟกันไฟอย่างไร ให้เหมาะกับสำนักงานด้านการเงิน ถ้าพร้อมกันแล้ว ไปดูกันเลย

เหตุผลที่สายงานนักบัญชี ควรมีตู้เซฟกันไฟ ไว้ใช้งาน

ตู้เซฟกันไฟ คือ ตู้เซฟที่คนส่วนใหญ่นิยมใช้เป็นอย่างมาก เพราะจะช่วยป้องกันทรัพย์สินมีค่า ข้อมูล หรือเอกสารสำคัญต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบในจุดเดียว ทำให้สายงานนักบัญชี ที่จำเป็นต้องเก็บเอกสารกระดาษจำนวนมาก ต้องการหาตู้เซฟประเภทนี้มาใช้

นอกจากนี้ยังมีเหตุผลอื่น ๆ ที่สายงานนักบัญชี ควรมีตู้เซฟกันไฟ ไว้ใช้งานดังต่อไปนี้

• รักษาข้อมูลทางการเงิน และเอกสารสำคัญ 

การรักษาข้อมูลทางการเงิน เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบของสำนักงานด้านการเงิน เพราะจำเป็นต้องกับเอกสารต่าง ๆ ไว้เป็นความลับตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงิน รวมไปถึงข้อมูลอื่น ๆ ของลูกค้า ซึ่งการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ ไว้ในตู้เซฟกันไฟ จะช่วยป้องกันไม่ให้คนที่ไม่มีความเกี่ยวข้อง สามารถเข้าถึงเอกสาร หรือข้อมูลลับได้

นอกจากนี้ อุบัติเหตุบางอย่างอาจเกิดได้โดยไม่ได้ตั้งตัว เช่น ภัยพิบัติธรรมชาติ หรือการเกิดไฟฟ้าลัดวงจร ที่อาจนำไปสู่เหตุการณ์ไฟไหม้ได้ การติดตั้งตู้เซฟกันไฟของ SentrySafe จึงเป็นอีกหนึ่งแนวทางที่สร้างความอุ่นใจให้กับสายงานนักบัญชีได้เป็นอย่างดี

• เพิ่มความน่าเชื่อถือในการให้บริการ

การเปิดสำนักงานด้านการเงิน มีสิ่งที่สำคัญที่ควรใส่ใจ คือ การได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า เพราะการเก็บข้อมูล และเอกสารไว้ในตู้เซฟกันไฟ จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณได้เป็นอย่างดี เมื่อลูกค้า หรือคู่ค้าได้รับรู้ ว่ามีการเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ในที่ปลอดภัย ก็จะช่วยสร้างชื่อเสียงที่ดีให้กับสำนักงานยิ่งขึ้น

•  เก็บรักษาเอกสารในระยะยาว 

ตามกฎหมาย และข้อกำหนดในพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 และกฎหมายสรรพากร ธุรกิจต่าง ๆ จำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารทางการเงิน เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และรายงานบัญชี เป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี เพื่อให้หน่วยงานสรรพากร สามารถตรวจสอบ และตรวจสอบข้อมูลได้ในภายหลัง 

อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ ก็มีเทคนิคในการจัดเก็บเช่นกัน ได้แก่ การแยกประเภทเอกสาร การเก็บเอกสารทั้งแบบกระดาษ และแบบดิจิทัล รวมถึงการใช้เครื่องมือช่วยจัดเก็บ โดยปกติแล้ว การเก็บเอกสารของสำนักงานทั่วไป มักจัดเก็บไว้ในตู้เอกสาร หรือชั้นวาง 

แต่หากเลือกใช้ตู้เซฟกันไฟ ก็สามารถมั่นใจได้ว่า เอกสารในรูปแบบกระดาษ จะปลอดภัยจากเหตุเพลิงไหม้ ทั้งนี้ หากอุณหภูมิภายนอกตู้เซฟสูงจนเกินไป หรือมีระยะเวลาในการเผาไหม้ นานกว่าที่ตู้เซฟรุ่นนั้น ๆ จะสามารถรองรับไหว อาจทำให้เอกสารฉีกขาด หรือเสียหายได้

แจกทริค วิธีการเลือกซื้อตู้เซฟกันไฟ สำหรับใช้ในสำนักงานบัญชี

การเลือกซื้อตู้เซฟกันไฟ ให้เหมาะกับสำนักงานด้านการเงิน มีปัจจัยต้องคำนึงถึงมากมาย ดังนี้

• พิจารณาวัตถุประสงค์ในการใช้งาน 

การทำงานในสายงานบัญชีบางครั้ง อาจต้องทำงานนอกสถานที่ ดังนั้น การเลือกใช้ตู้เซฟหิ้วกันไฟ เพื่อเก็บเอกสารสำคัญ จึงเป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารได้มากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ หากต้องการเลือกตู้เซฟกันไฟ สำหรับใช้งานภายในสำนักงาน สามารถเลือกใช้ตู้เซฟกันไฟแบบทั่วไป ที่เหมาะสมกับการใช้งานในสถานที่นั้น ๆ ได้ตามความต้องการ

• คำนวณทรัพย์สินที่ต้องการเก็บ

การคำนวณปริมาณเอกสาร ทรัพย์สิน หรือของมีค่า ที่ต้องการเก็บไว้ในตู้เซฟ เช่น เอกสารทางการเงิน สำเนาข้อมูลต่าง ๆ หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในสำนักงานบัญชี ดังนั้น การคำนึงถึงความจุของตู้เซฟเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้เลือกขนาดที่เหมาะสม และทำให้การจัดเก็บเอกสารได้เป็นระเบียบ 

• ตำแหน่งในการวาง 

การเลือกจากตำแหน่งการวางตู้เซฟในสำนักงานให้เหมาะสม เช่น วางในพื้นที่ที่ปลอดภัย และเข้าถึงยาก เพื่อป้องกันการโจรกรรม หรือในจุดที่ไม่เสี่ยงต่อความเสียหายจากภัยธรรมชาติ นอกจากนี้ ควรพิจารณาน้ำหนัก และขนาดของตู้เซฟ เพื่อให้สามารถติดตั้งได้ง่าย เพราะตู้เซฟที่มีน้ำหนักมากเกินไป อาจส่งผลต่อโครงสร้างของตัวอาคารได้

• เช็กมาตรฐานความปลอดภัย

ก่อนการตัดสินใจซื้อ ควรเช็กว่าตู้เซฟมีมาตรฐานความปลอดภัยที่ผ่านการรับรองหรือไม่ เช่น มาตรฐานกันไฟ UL (Underwriters Lasboratories) ซึ่งเป็นหน่วยงานทดสอบ และรับรองมาตรฐานสินค้า ด้านความปลอดภัยของประเทศสหรัฐอเมริกา ที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล จึงมั่นใจได้ว่าตู้เซฟสามารถทนความร้อนได้ในระดับ ที่เหมาะสมสำหรับการป้องกันเอกสาร

สำรวจตู้เซฟกันไฟจาก Naradee เหมาะกับการใช้งานในสำนักงานบัญชี

สำหรับเจ้าของกิจการสำนักงานด้านการเงิน ที่ต้องการตู้เซฟที่มีคุณภาพ เราขอแนะนำ SentrySafe ตู้เซฟคุณภาพสูงจากประเทศสหรัฐอเมริกา ของ Naradee โดยมีมาให้เลือกพิจารณา ทั้ง 3 รุ่น ดังนี้ 

• Sentry Safe FPW082HTC

ตู้เซฟกันไฟ รุ่น SentrySafe FPW082HTC เป็นตู้เซฟที่ใช้เทคโนโลยีล็อค จาก Master Lock ที่มีประสิทธิภาพป้องกันการโจรกรรม พร้อมคานเสริมแถบบานพับ เพื่อป้องกันการงัด ซึ่งสามารถปกป้องเอกสาร ข้อมูลที่เก็บในรูปแบบดิจิทัล และของมีค่า จากเหตุเพลิงไหม้ที่อุณหภูมิ 1700 °F / 927°C ได้นาน 1 ชม. อีกทั้งผ่านการทดสอบการป้องกันน้ำ จากหน่วยงาน ETL สามารถป้องกันน้ำได้ ในระดับความสูง 5 นิ้ว ได้นาน 24 ชม.

• SentrySafe STW123GDC

ถัดมากับตู้เซฟกันไฟ รุ่น SentrySafe STW123GDC โดยโครงสร้างทำจากเหล็กกล้าเสริมความแข็งแกร่ง มาพร้อมกับระบบล็อค 2 ชั้น ทั้งรูปแบบการไขรหัสแบบปุ่มกด และการไขกุญแจ อีกทั้งยังสามารถปกป้องเอกสาร และข้อมูล 

ในกรณีที่เกิดไฟไหม้ที่อุณหภูมิ 1850°F/1010°C ได้นานถึง 2 ชั่วโมง ซึ่งผ่านการทดสอบการป้องกันไฟจากหน่วยงาน UL นอกจากนี้ ตู้เซฟรุ่น SentrySafe STW123GDC ยังผ่านการทดสอบจากหน่วยงาน ETL ว่าสามารถป้องกันน้ำได้ในระดับความสูง 8 นิ้ว ยาวนานถึง 24 ชั่วโมงอีกด้วย 

• SentrySafe S7771

ตู้เซฟกันไฟ รุ่น SentrySafe S7771 เป็นอีกหนึ่งตู้เซฟ ที่เหมาะแก่การใช้งานในสำนักงานด้านการเงินเป็นอย่างมาก ด้วยโครงสร้างจากเหล็กกล้า จึงมั่นใจจากการงัดแงะได้ พร้อมด้วยคุณสมบัติกันไฟ ที่ผ่านการทดสอบจากหน่วยงาน UL สามารถป้องกันไฟในอุณหภูมิ 1700°F/927°C ได้นาน 1 ชั่วโมง

เป็นอย่างไรกันบ้าง กับเทคนิคเลือกตู้เซฟกันไฟ ให้เหมาะกับสำนักงานด้านการเงิน และการลงทุน เป็นทริคง่าย ๆ ที่เจ้าของกิจการดังกล่าวสามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความมั่นใจได้ว่า เอกสาร และข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับการเงินของสำนักงานของคุณจะปลอดภัยจากการถูกโจรกรรมอย่างแน่นอน

สำหรับใครที่ต้องการซื้อตู้เซฟกันไฟ มาเก็บรักษาสิ่งของมีค่าต่าง ๆ ขอแนะนำแบรนด์ตู้เซฟ SentrySafe จากทาง Naradee หากสนใจ หรือต้องการติดต่อสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าตู้เซฟ ก็สามารถติดต่อมาได้ที่

Line: @naradee

Website: Naradee.com

Product Category: Master Lock

Inbox: Naradee Store